COOPERATIVA MULTIACTIVA COOPASOPAG
REGLAMENTO
JUNTA DE VIGILANCIA
El consejo de Administración de la Cooperativa de Pagadores del Distrito, en uso de sus atribuciones otorgadas por la ley y sus estatutos considera que:
1. Que los asociados tienen el derecho de ejercer la vigilancia de su Cooperativa y que para efectuarlo pueden delegarlo en la Junta de Vigilancia.
2. Que el ejercicio de la Vigilancia a través de la Junta de Vigilancia es un mecanismo de participación que le garantiza la democracia cooperativa a los asociados, y
3. Que para ejercer la vigilancia y el control con mayor eficacia la Junta de Vigilancia requiere de su propio reglamento.
ACUERDA:
ARTICULO 1°. DEFINICIÓN La Junta de Vigilancia es el órgano de vigilancia social, integrado por asociados hábiles y cuya función es la de velar porque los actos de los órganos de Administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos.
ARTICULO 2°. COMPOSICIÓN. La Junta de Vigilancia estará conformada por tres asociados hábiles y dos suplentes personales, elegidos por la Asamblea General.
ARTICULO 3°. La Junta de Vigilancia se reunirá por derecho propio dentro de los ocho días siguientes a la fecha de inscripción por parte de la superintendencia de la economia solidaria o en la fecha que de común acuerdo sus miembros lo estipulen. Sesionará por primera vez bajo la presidencia provisional del miembro cuyos apellidos ocupen el primer lugar en el orden alfabético. El siguiente hará las veces de secretario.
ARTICULO 4°. SESION DE INSTALACIÓN. En la sesión de instalación, la Junta de Vigilancia procederá así:
a. Elegirá Presidente y Secretario.
b. Revisará la documentación pertinente.
c. Elaborará su plan de trabajo.
d. Comunicará al Consejo de Administración, Al Revisor Fiscal, al Gerente y a los asociados, la forma como quedaron elegidos los miembros.
ARTICULO 5°. FORMA DE ELECCIÓN. La elección de Presidente y Secretario se hará de común acuerdo entre los miembros principales. Si esto no es posible, se hará por votación secreta, pero si después de tres intentos, tampoco se llegare a un resultado, quedará de presidente quien tenga mayor antigüedad como asociado de la Cooperativa, contándose aquella a partir de la última fecha de aceptación como tal. El presidente podrá designar entre los otros dos al secretario. Se puede acordar una rotación de los cargos.
ARTICULO 6°. REUNIONES. La Junta de Vigilancia se reunirá ordinariamente una vez al mes, en la fecha que de común acuerdo estipulen sus miembros y extraordinariamente cuantas veces sea necesario.
ARTICULO 7°. CITACIONES. Para las reuniones ordinarias convocará el presidente a los miembros principales, con una antelación no inferior a dos días, señalando la hora y el sitio de reunión. Para las reuniones extraordinarias convocará el presidente; en su ausencia o en el caso de que él no lo hiciere, convocará cualquiera de los otros dos miembros principales, con un día como mínimo de anticipación, fijando la fecha, hora, sitio y el tema o temas que se van a tratar. Las citaciones para las reuniones se podrán hacer por escrito o verbalmente. En las reuniones extraordinarias sólo se tratarán los temas para los cuales se hizo la convocatoria.
ARTICULO 8°. QUÓRUM.
La concurrencia de dos miembros principales hará quórum para deliberar y decidir. La falta de un principal la suplirá uno de los miembros principales.
ARTICULO 9°. DECISIONES. Las decisiones de la Junta de Vigilancia deben ser aprobadas por mayoría y deben constar en el libro de actas.
ARTICULO 10°. ABANDONO DEL CARGO. Cuando un miembro de la Junta de Vigilancia faltare tres veces consecutivas a las reuniones, sin causa justificada, se considerará abandono del cargo en cuyo caso convocará a los suplentes para realizar la elección. Si los tres faltaren a las tres veces, el Consejo de Administración, o en su defecto el Revisor Fiscal, notificará a los suplentes sobre el caso, para que ellos se reúnan.
PARÁGRAFO: Se tendrán como causas justificadas los casos de enfermedad, estar laborando en turnos, casos de calamidad doméstica, los de ausencia del lugar sede de la Cooperativa o cuando la citación a reuniones ordinarias se haga para el día no convenido.
ARTICULO 11°.A las reuniones ordinarias o extraordinarias de la Junta de Vigilancia, se podrán invitar: el Presidente del Consejo y algunos de sus miembros, el Revisor Fiscal, el Gerente, los Presidentes de los Comités, cuando sea el caso y cuando el Presidente de la Junta lo considere necesario, pero tales invitados no tendrán derecho a voto en las decisiones que se tomen.
ARTICULO 12° Los miembros de la Junta de Vigilancia podrán hacerse presentes en la reunión del Consejo de Administración, sin necesidad de convocatoria previa del Consejo.
ARTICULO 13°. La junta de Vigilancia podrá solicitar informes al Consejo de Administración, a la Gerencia, al Revisor Fiscal y a los Comités, siempre y cuando se haga por escrito y sobre aspectos específicos que se relacionen con la vigilancia y el control.
ARTICULO 14°.La Junta de Vigilancia deberá informar a la instancia pertinente sobre las irregularidades observadas o registradas en el funcionamiento de la Cooperativa y podrá amonestar al órganos correspondiente por el incumplimiento de sus observaciones y dejar constancia en las actas, para el correspondiente informe a la Asamblea General.
ARTICULO 15°.De común acuerdo entre la Gerencia, los funcionarios de la Junta de Vigilancia y los asociados podrán establecer horarios para cuando sea el caso, quieran revisar documentos o visitar algunas dependencias de la Cooperativa.
ARTICULO 16°.
Son funciones de la Junta de Vigilancia:
a. Elaborar su propio reglamento y someterlo a aprobación del Consejo de Administración.
b. Elaborar un plan de trabajo y ejecutarlo.
c. Velar porque tanto el Consejo de Administración como la Gerencia elaboren planes de acción para la Cooperativa y para que ellos se hagan de acuerdo con las decisiones tomadas en la Asamblea General o con las necesidades de los asociados.
d. Solicitar al Comité de Educación la elaboración y ejecución del plan de trabajo y del presupuesto para educación y capacitación cooperativa de los asociados y funcionarios.
e. Velar porque se cumplan las leyes, los estatutos, reglamentos y los principios cooperativos.
f. Vigilar el trabajo y revisar periódicamente el cumplimiento de los reglamentos en cada uno de los comités de la Cooperativa.
g. Vigilar que el nombramiento de empleados cumpla las exigencias de la Cooperativa y se ajusten a las necesidades y al presupuesto de la misma.
h. Constatar que se tienen pólizas de manejo y que ellas cumplen los requisitos legales y garantizan la seguridad patrimonial de la Cooperativa.
i. Solicitar informes sobre aspectos específicos cuando lo considere necesario: al Consejo de Administración, a la Gerencia, al Revisor Fiscal o a los funcionarios subalternos, por intermedio del Gerente o directamente, en el caso de que éste no lo haga.
j. Ejecutar proceso de control, cuando y en los aspectos que se estime necesario hacerlo, especialmente arqueos de caja, revisión de libros de caja y bancos, conciliaciones bancarias, libros de bienes, tarjetas de inventarios, de registro de asociados, libros de actas (Consejo de Administración, Comité de Educación, Comité de Crédito, etc), manual de funciones, manual de procedimientos, etc.
k. Vigilar que se lleven los libros de contabilidad (obligatorios y debidamente registrados) y que los contenidos de los asientos contables estén acordes con las operaciones realizadas y éstas con las políticas de la Cooperativa.
l. Exigir al Revisor Fiscal el cumplimiento de sus funciones, en el caso que lo haya.
m. De acuerdo con la ley y si los estatutos así lo estipulan, convocar a la Asamblea General o al Consejo de Administración cuando sea el caso.
n. Atender las quejas de los asociados y darles su trámite correspondiente.
o. Proponer a la Asamblea General la remoción de un miembro del Consejo de Administración, cuando éste haya cometido actos que lesionen los intereses de la Cooperativa, fundamentando por escrito los cargos que se le imputen.
p. Llevar un libro de actas.
q. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en Asambleas o para elegir delegados.
r. Elaborar y rendir un informe ante la Asamblea General (Balance Social).
Las demás que le señalen las leyes o los estatutos (véase artículo 40 ley 79/88)
ARTICULO 17°.Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por iniciativa motivada de la Junta de Vigilancia o de alguno de los miembros del Consejo de Administración y de acuerdo con las estipulaciones acordadas para hacerlo.
Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá a los cuatro (04) días del mes de Septiembre de 2008
