“COOPERATIVA MULTIACTIVA DE ASOPAG - COOPASOPAG”
ACUERDO No. 001-2009
REGLAMENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
El Consejo de Administración de COOPASOPAG, en uso de sus facultades legales y estatutariasespecialmente las que le confieren el artículo 50 numeral 1º. de los estatutos; Artículo35 y la Ley 79 de 1988
CONSIDERANDO:
1. Que es función del Consejo de Administración expedir su propio reglamento,
2. Que para una mejor organización y desempeño de sus responsabilidades se requiere de criterios definidos por escrito,
3. Que es necesario establecer las normas que regulan el funcionamiento delConsejo de Administración
ACUERDA:
CAPITULO I
ELECCIÓN, COMPOSICIÓN, MECANISMOS DE REUNIÓN
ARTICULO No.1º. COMPOSICIÓN: El Consejo de Administración es elegido por la Asamblea General de acuerdo con los procedimientos establecidos en los estatutos.
Estará integrada por cinco (05) miembros principales con tres (03) suplentes numéricos, los cuales deberán reunir los siguientes requisitos:
1. Ser asociado activo.
2. Tener una antigüedad como asociado no inferior a dos (02) años.
3. Acreditar formación en economía solidaria.
4. No haber sido sancionado disciplinariamente durante los cinco (05) años anteriores a su nominación, por COOPASOPAG o por otra Cooperativa de economía solidaria o por la entidad gubernamental que ejerza el control, inspección y vigilancia.
5. No estar incurso en alguna de las incompatibilidades y prohibiciones establecidas en el Capítulo VIII de los estatutos.
6. No estar incurso en incompatibilidad o inhabilidad para el ejercicio del cargo, declarada por el organismo gubernamental de inspección y vigilancia.
ARTICULO 2º. PERÍODO: Elperíodo estatutario para los integrantes del Consejo de Administración será de dos (2) años y conservarán el carácter de tales hasta cuando la Asamblea General realice un nuevo nombramiento o sean removidos por la misma.
Los integrantes del Consejo de Administración iniciarán a ejercer sus responsabilidades cuando se encuentren debidamente inscritos y registrados ante el organismo facultado por la Ley.
ARTICULO 3º. INSTALACIÓN: El Consejo de Administración se instalará por derecho propio una vez quede protocolizado su registro, el Consejo de Administración saliente estará mínimo un (01) mes en acompañamiento al siguiente Consejo.
PARAGRAFO: Los dignatarios a los cargos de Presidente, Vicepresidente y Secretario podrán ser removidos cuando el Consejo de Administración lo considere pertinente.
ARTICULO 4º. REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS: El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente la primera semana de cada mes, de acuerdo con el calendario aprobado en la sesión de instalación y extraordinariamente cuando a juicio del Presidente, Gerente, Junta de Vigilancia, revisor fiscal si lo hubiere sea indispensable convocarla.
ARTICULO 5º. CONVOCATORIA: Las reuniones del Consejo de Administración serán convocadas de oficio, mediante correo electrónico o de manera telefónica por el Presidente, por medio del Gerente o en su defecto por el Secretario del Consejo de Administración.
El Gerente, o por lo menos tres (03) integrantes principales del Consejo de Administración, o dos (2) integrantes principales de la junta de vigilancia, el revisor fiscal si lo hubiere podrán solicitar al Presidente su convocatoria.
PARAGRAFO: Para las reuniones extraordinarias, el Secretario del Consejo de Administración enviará por escrito el proyecto del orden del día con un mínimo de tres (03) días corrientes de anticipación a todos los integrantes principales del Consejo de Administración.
ARTICULO 6º. QUORUM: El quórum decisorio lo constituye la asistencia de la mitad más uno (o sea tres (03), de los miembros principales.
Si pasados treinta (30) minutos de la hora de convocatoria, no se hicieren presentes los miembros principales, la presidencia notificará a los respectivos suplentes numéricos para que actúen como principales y seguirán actuando como tales en la respectiva sesión, aunque con posterioridad se hagan presentes los directivos principales.
ARTICULO 7º. DIRECTIVOS DIMITENTES: Se declarará dimitente del cargo a todo miembro del Consejo de Administración que se abstenga de asistir sin causa justificada a tres (3) reuniones continuas o a seis (6) discontinuas, dentro del periodo de un año siempre que haya sido citado de acuerdo con las formalidades previstas en este reglamento.
Una vez sea (n) declarado (s) dimitente (s), se procederá a expedir la correspondiente Resolución y en la misma se notificará al (los) respectivo (s) suplente (s) numérico (s), para que entre (n) a ejercer como miembro (s) principal (es).
PARAGRAFO: Los miembros suplentes del Consejo de Administración, cuando asuman su cargo como principales, deberán aceptar expresamente el nombramiento, asumiendo todos los derechos y obligaciones que les compete.
ARTICULO 8º. JUSTIFICACION DE AUSENCIAS: Las excusas por la no asistencia deberán presentarse por escrito ante la Secretaría del Consejo de Administración, dos días antes de la reunión y ésta dará respuesta a través del Secretario.
PARAGRAFO: las excusas validas, las excusas medicas, laborales, calamidad domestica, fuera de la ciudad, fuera del tiempo elegido, todas las excusas deben tener el soporte por escrito.
ARTICULO 9º. ORDEN DEL DIA: El orden del día, deberá contener los asuntos concretos que se van a tratar en cada sesión; será elaborado por el Secretario del Consejo de Administración, previa consulta con el Presidente del Consejo de Administración.
El orden del día propuesto, podrá ser modificado por la mayoría de los miembros presentes y que tengan el carácter de principales; una vez aprobado, la reunión deberá someterse rigurosamente a él y solo por circunstancias especiales y por aprobación unánime podrá ser alterado el desarrollo del mismo.
ARTICULO 10º. LIBRO DE ACTAS: El Consejo de Administración de COOPASOPAG, debe llevar su propio libro de Actas, foliado y registrado ante el organismo facultado por la Ley; el cual debe como mínimo contener los siguientes puntos:
1. Lugar, fecha, hora de la reunión, indicando si es ordinaria o extraordinaria.
2. Nombres y apellidos de los miembros principales, así como de las demás personas que concurran a la reunión.
3. Orden del día y aprobación del mismo.
4. Mención de la lectura del acta correspondiente a la reunión anterior, de las enmiendas que se le hayan hecho y de su aprobación.
5. Relación clara y sucinta de lo tratado durante la reunión con la inserción de las proposiciones tal como fueron aprobadas, las constancias de los asociados admitidos, retirados, excluidos o quienes hayan sido designados para comisiones o comités.
6. Cuando se trate de decisiones se indicará el número de votos a favor, en contra y en blanco.
7. Las constancias que dejen los directivos deberán quedar por escrito.
8. La hora de clausura de la reunión.
Todas las actas deberán estar firmadas por el Presidente y el Secretario de la Junta Directiva.
CAPITULO II
NORMAS DELIBERATORIAS
ARTICULO 11º. DECISIONES: Por regla general las decisiones serán tomadas por consenso, en caso de no lograrse, serán tomadas por simple mayoría de votos.
Las decisiones del Consejo de administración se darán a conocer mediante Acuerdo o resolución, cuando se trate de asuntos que interesen a los asociados, a través de la Gerencia mediante circulares, boletines, cartelera u otros medios.
Si se trata de decisiones relacionadas con el Gerente, estas serán comunicadas a través del Presidente del Consejo de Administración.
PARAGRAFO: En la mayoría de los casos, exceptuando los contemplados en este reglamento, el voto de los directivos se expresará levantando la mano. Cuando en alguna votación se presente empate, se entenderá que la decisión sometida ha sido negada.
ARTICULO 12º. SALVAMENTO DE VOTO: Un miembro del Consejo de Administración podrá hacer salvamento de voto, en la toma de decisiones, cuando establezca que están violando las Leyes, normas de carácter nacional, los estatutos o reglamentos de la Cooperativa o simplemente cuando no este de acuerdo.
ARTICULO 13º. INTERVENCIONES: Las intervenciones se solicitarán al Presidente; éste concederá el uso de la palabra en el orden en que se haya solicitado, los asistentes podrán intervenir cuantas veces quieran, siempre que lo hagan sobre asuntos relacionados con el tema que se esté tratando; la Presidencia someterá a votación y aprobación las propuestas o ponencias cuando considere que hay suficiente ilustración.
PARAGRAFO: Los proyectos o propuestas que presenten los miembros del Consejo de Administración, junta de vigilancia, el comité de créditos el Contador, el Gerente o el Revisor Fiscal si lo hubiere deberán presentarse por escrito en forma de ponencia, debidamente sustentados y justificados, para su respectivo examen y evaluación, o verbalmente a juicio del Consejo de Administración.
CAPITULO III
FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
ARTICULO 14º. FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION: El Consejo de Administración ejercerá todas las funciones que le correspondan como órgano de dirección de la cooperativa, en especial las siguientes:
1. Adoptar su propio reglamento.
2. Cumplir y hacer cumplir el estatuto, los reglamentos y los mandatos de la Asamblea General.
3. Desarrollar la política general de COOPASOPAG trazada por la Asamblea General y adoptar los programas que considere convenientes y necesarios para la dirección y organización de éste y el cabal logro de sus fines.
4. Expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios y establecer su costo.
5. Reglamentar los sistemas de depósitos de ahorros permanentes o voluntarios, determinar el monto de intereses a reconocer y demás estímulos y beneficios crediticios correspondientes.
6. Elaborar el reglamento de crédito, establecer los plazos, los intereses corrientes, los intereses de mora y las garantías requeridas.
7. Nombrar y remover al Gerente.
8. Aprobar la estructura administrativa, la planta de personal de COOPASOPAG, los niveles generales de remuneración y fijar las pólizas de manejo cuando a ello hubiere lugar.
9. Estudiar y aprobar el presupuesto del ejercicio económico que presente la Gerencia, controlar su adecuada ejecución y autorizar los traslados o ajustes requeridos.
10. Conocer los informes y estados financieros trimestrales que le presente la gerencia, publicarse y pronunciarse sobre ellos, así como los estados financieros del cierre de ejercicio.
11. Convocar a Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria; reglamentar la elección de delegados y presentar el proyecto de reglamento de asamblea.
12. Rendir informes a la Asamblea General sobre las labores realizadas durante el ejercicio, el cumplimiento de los mandatos y el resultado de las recomendaciones de ésta y presentar un proyecto de destinación de excedentes sí los hubiere.
13. Examinar los informes trimestrales que presente la Revisoría Fiscal o Contador y pronunciarse sobre ellos.
14. Determinar la cuantía de las atribuciones permanentes del gerente para celebrar operaciones; autorizarlo para ejecutarlas cuando exceda dicha cuantía; facultarlo para adquirir o enajenar inmuebles o para gravar bienes o derechos de COOPASOPAG.
15. Decretar la exclusión de asociados o imponerles sanciones, conforme al régimen disciplinario establecido en el presente estatuto.
16. Crear y reglamentar los comités especiales que considere conveniente para el funcionamiento de COOPASOPAG y designa los miembros de los mismos.
17. Decidir sobre la asociación con otras cooperativas, organismos de grado superior y demás entidades que colaboren en el cumplimiento del objeto social y el desarrollo de las actividades de COOPASOPAG, preferentemente del sector de la economía solidaria.
18. Presentar proyectos de reformas a los estatutos.
19. Estudiar y aprobar los préstamos de asociados, directivos y funcionarios de la cooperativa y aquellos que según el reglamento de crédito le corresponda.
20. Decidir sobre el ingreso y retiro de los asociados de COOPASOPAG.
21. En general, ejercer todas aquellas funciones que le correspondan y que tengan relación con la administración y dirección permanente de COOPASOPAG y que no hayan sido asignadas expresamente a la Asamblea General o en el Gerente.
ARTICULO 15º. NOMBRAMIENTO DE COMITES ESPECIALES: El Consejo de Administración nombrará los comités especiales que considere para el mejor cumplimiento de sus responsabilidades, los cuales pueden ser temporales o permanentes.
Será de obligación nombrar por lo menos el Comité de Crédito, Bienestar Social, Educación y Junta de Vigilancia y los demás que considere el Consejo de Administración.
Para la elección de los comités, El Consejo de Administración procederá de la siguiente manera:
1) Convocar reunión para tal fin.
2) Establecer los objetivos, actividades y responsabilidades que le corresponde a cada comité.
3) Analizar las normas legales y estatutarias en cuanto a nombramiento de comités.
4) Definir requisitos y condiciones que han de llenar las personas que vayan a integrar el comité (capacitación, responsabilidad, tiempo, etc.).
5) Presentar candidatos.
6) Realizar votaciones y escrutinios.
7) Constancia en el acta respectiva.
PARAGRAFO: Los primeros Comités y Juntas los elegirá el Consejo de Administración y los siguientes deberán tener dos años de antigüedad.
ARTICULO 16º. NOMBRAMIENTO DEL GERENTE: Corresponde al Consejo de Administración nombrar al Gerente, quien a su vez será el Representante Legal de la entidad.
Para cumplir está función el Consejo de Administración usará el siguiente procedimiento:
· Fijará los requisitos que debe tener la persona aspirante al cargo de Gerente, tales como:
A. Acreditar formación en economía solidaria.
B. Conocimientos profesionales Y técnicos.
C. Experiencia en el área.
D. Condiciones de responsabilidad y honestidad.
E. Los demás requisitos que considere necesarios.
· Análisis presupuestado para determinar cuanto está en capacidad de pagar Coopasopag como asignación salarial, honorarios o prestación de servicios.
· Postulación de los candidatos.
· Selección del candidato.
· Notificar el nombramiento por escrito.
· Definir la forma de contratación, previa constitución de la póliza de manejo.
· Posesión ante el Consejo de Administración y notificación de responsabilidades dejando constancia en acta.
· Registro del nombramiento ante el órgano que fije la Ley y demás entidades que requieran dicha información.
ARTICULO 17º. INFORMES DE LA GERENCIA Y LOS COMITES: El Consejo de Administración debe recibir informes periódicamente por lo menos trimestralmente sobre la gestión que cumplen los comités y la Gerencia; a través de estos informes puede el Consejo de Administración conocer sobre el funcionamiento de cada uno y tomar decisiones que considere oportunas cuando sea necesario.
Para tal efecto estos informes deben presentarse siguiendo el procedimiento que a continuación se detalla:
· Notificar a cada uno de los comités, al Gerente y a los organismos de control sobre la obligación de rendir informes a el Consejo de Administración, indicando aspectos como:
a. Forma de presentación (escrito, verbal, por medio de formularios, etc.).
b. Frecuencia con la cual deben ser presentados.
c. Aspectos que deben ser considerados en el informe.
· Recibir los informes en la forma acordada, analizarlos y evaluarlos.
· Hacer las aclaraciones que consideren necesarias y recordar las mejoras que sean indispensables para un mejor resultado en el trabajo.
· Mantener un archivo de todos los informes recibidos.
ARTICULO 18º. INGRESO Y RETIRO DE ASOCIADOS: Corresponde al Consejo de Administración aprobar el ingreso o el retiro de los asociados a Coopasopag para tal efecto se procederá de la siguiente manera:
INGRESO ASOCIADOS:
· El Consejo de Administración recibirá por escrito las solicitudes del aspirante. (formulario expedido por Coopasopag).
· Analizará si las personas solicitantes reúnen los requisitos exigidos en el estatuto.
· Aprobar o denegar la afiliación.
· Dejar constancia en acta de reunión del Consejo de Administración los nombres de las personas admitidas como asociadas y las solicitudes negadas.
· Comunicar a la Gerencia y a la persona encargada del registro de asociados los nombres de las personas admitidas.
· Notificar a las personas solicitantes la decisión tomada por el Consejo de Administración; en caso de no ser admitidos se les informarán las razones.
RETIRO ASOCIADOS:
· El Consejo de Administración recibirá por escrito las solicitudes de retiro, el cual debe indicar las razones para ello.
· Dejar constancia en el acta de reunión del Consejo los nombres de las personas solicitan el retiro.
· Comunicar a la Gerencia y a la persona encargada del registro de asociados los nombres de las personas que se les acepto el retiro.
· Notificar a los asociados solicitantes la fecha en la cual se hace efectivo el retiro.
· Acordar con la Gerencia las fechas para la devolución de los aportes sociales, y demás derechos del asociado, dando cumplimiento a lo estipulado en el estatuto.
ARTICULO 19º. NATURALEZA Y CUANTIA DE LAS POLIZAS DE MANEJO: El Consejo de Administración determinará la naturaleza y cuantía de las pólizas de manejo que deben presentar las personas que manejen los fondos y bienes de la entidad de acuerdo a lo estipulado en la norma legal.
Con el propósito que la cooperativa cuente con un reglamento que garantice el cumplimiento y el correcto manejo por parte de las personas que desempeñan cargos de responsabilidad, se debe contratar una póliza de manejo.
ARTICULO 20º. ESTUDIO DE CREDITOS: Al Consejo de Administración le corresponde el estudio de préstamos a asociados, directivos y funcionarios de Coopasopag y aquellos casos no contemplados en el reglamento de crédito.
ARTICULO 21º. CREACION DE CARGOS Y APROBACION DE LA NOMINA: El Consejo de Administración de COOPASOPAG, tiene la atribución de fijar la planta de personal y asignar o reajustar los sueldos de conformidad con la política señalada y los criterios establecidos en este sentido, por lo tanto se seguirá el siguiente procedimiento:
¨ Recibir estudio del Gerente sobre el personal requerido, asignaciones y reajustes salariales y analizar su justificación.
¨ Nombrar una comisión para que prepare un proyecto de la planta de personal requerida y asignaciones o reajuste según el caso, y presente informe al Consejo de Administración en el plazo que este determine.
¨ Dejar constancia en el acta de la discusión y aprobación de la planta de personal, asignaciones o reajustes.
¨ Comunicar a la Gerencia la decisión, para ejecutarla de acuerdo con las normas señaladas.
ARTICULO 22º. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO PARA EL TALENTO HUMANO: Es necesario que todas las personas vinculadas a COOPASOPAG, como funcionarios, tengan bien definidas sus responsabilidades. El Consejo de Administración es la encargada de aprobar las éstas responsabilidades.
ARTICULO 23º. ADQUISICION DE ELEMENTOS PARA LA COOPERATIVA: Cuando haya necesidad de adquirir elementos que sean necesarios para el funcionamiento de la cooperativa, como equipo de cómputo, mobiliario, maquinaria, vehículos, etc. El Consejo de Administración autorizará su compra de acuerdo al siguiente procedimiento:
§ Autorizar al Gerente para recibir cotizaciones donde se encuentre la calidad de los artículos, especificaciones técnicas, precios, garantías y forma de pago.
§ Se dejará constancia en el acta del estudio y selección mediante un cuadro comparativo de la cotización más favorable y conveniente por parte del Consejo de Administración o la comisión que se nombre si es necesario para tal fin.
§ Autorización a la Gerencia para adelantar las respectivas negociaciones de acuerdo al monto de las mismas.
PARAGRAFO: Se requiere autorizar por parte del Consejo de Administración al Gerente para la negociación, siempre que el monto sea superior a lo que la Gerencia está autorizada para realizar operaciones, según lo estipulado en el estatuto.
ARTICULO 24º. CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA GENERAL: Le corresponde al Consejo de Administración convocar a Asamblea General de Asociados, tanto en forma ordinaria como extraordinaria, teniendo en cuenta siempre las normas legales y estatutarias. El procedimiento a seguir es:
§ Análisis de las normas y estatutos para la convocatoria.
§ Realizar la convocatoria, la cual debe contener:
a. Fecha, Hora, Lugar y Objeto.
b. Determinar la clase de Asamblea.
c. Orden del día.
§ Notificar a la Junta de Vigilancia para que este organismo cumpla con las responsabilidades que le corresponden.
§ Constancia en el acta.
§ Notificar a los asociados la convocatoria de la Asamblea mediante circular escrita, que se enviará a su dirección; igualmente se fijara en lugar visible de la entidad.
§ La convocatoria debe hacerse por lo menos con quince (15) días calendario de anticipación a la realización de la Asamblea.
ARTICULO 25º. INFORMES A LA ASAMBLEA: El Consejo de Administración como responsable de la dirección y administración de la cooperativa, tiene él deber de rendir a la Asamblea un informe sobre la gestión cumplida en cada período, incluyendo las actividades de los diferentes organismos que funcionan bajo su dependencia. Esta función se cumplirá siguiendo el siguiente procedimiento:
üSeñalar a cada organismo un plazo para que presente por escrito en forma detallada las actividades realizadas.
üNombrar una comisión para que con base en los informes elabore un proyecto de informe general, señalándole plazo para su presentación.
üCelebrar reunión conjunta de Junta Directiva, Comités y Gerencia, para la discusión y aprobación del informe definitivo a presentar.
üOrdenar su impresión y distribución a los asociados con varios días de antelación a la Asamblea (Mínimo diez (10) días calendario).
ARTICULO 26º. PROYECTO DE DISTRIBUCION DE EXCEDENTES: El Consejo de Administración presentará a la Asamblea el proyecto de distribución de excedentes, teniendo en cuenta las normas señaladas en la Ley y en los estatutos. Esta función puede ser cumplida de acuerdo al siguiente procedimiento:
üRecibir informe de la Gerencia sobre los resultados económicos de ejercicio.
üDeterminar los porcentajes para incrementar las reservas obligatorias por la Ley.
üFijar criterios para recomendar la distribución de la suma que queda a disposición de la Asamblea de acuerdo a lo estipulado en el estatuto.
üConstancia en el acta del Consejo de Administración de la elaboración del proyecto, de acuerdo con las normas y criterios acordados.
üEl proyecto se realizara antes de la asamblea ordinaria anualmente.
ARTICULO 27º. INVERSION DE FONDOS: El Consejo de Administración decidirá la destinación de los recursos económicos para invertir en otras entidades o en programas especiales que se acuerden. El tiempo de inversión, rendimiento que ofrece, son algunos aspectos que deben tomarse en cuenta a fin de que no afecten la estabilidad económica y financiera de la cooperativa, ni se desvirtúe sus objetivos fundamentales; una vez se conozca el informe de liquidez al respecto. Para tomar esta decisión se seguirán los siguientes pasos:
üAnálisis de la situación económica de la cooperativa para determinar si se pueden usar parte de los recursos.
üAnálisis de inversiones. Deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
Necesidad.
Conveniencia para la cooperativa.
Parte del capital que afecta.
Rendimiento.
Seguridad.
Duración.
üDejar constancia en el acta de la aprobación de la inversión, cuantía, tipo de inversión y el nombre de la entidad en la cual se hará.
üComunicación a la Gerencia de la decisión.
PARAGRAFO: Cuando la inversión de la cooperativa sea superior al 20 % del capital social se someterá la decisión por asamblea extraordinaria.
ARTICULO 28º. ENTIDADES FINANCIERAS: El Consejo de Administración definirá a través de que bancos se deben manejar los dineros de Coopasopag. Para tal efecto se tendrá en cuenta aspectos de ubicación, ventajas ofrecidas, servicios, etc. Para definir esto se seguirán los siguientes pasos:
1. La Gerencia solicitará información sobre las condiciones y ventajas que ofrecen los bancos.
2. El Consejo de Administración analizará la información suministrada por la Gerencia y seleccionará las entidades más convenientes, de lo cual de dejará constancia en el acta.
3. Se le comunicará y autorizará a la Gerencia para la apertura de las cuentas respectivas.
ARTICULO 29º. APROBAR EL PROGRAMA Y PRESUPUESTO GENERAL DE LA COOPERATIVA: El Consejo de Administración aprobará el presupuesto general de Coopasopag, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
üReunión del Consejo de Administración y el Gerente.
üDefinir las actividades y políticas de Coopasopag que deben ser realizadas para dar cumplimiento al plan anual.
üDeterminar el monto total de los recursos económicos disponibles para Coopasopag durante el período.
üDiscusión y aprobación del programa y presupuesto definitivo.
üDejar constancia en el acta.
üEnviar el programa y presupuesto al órgano de vigilancia y control competente.
ARTICULO 30º. APROBAR EL PROGRAMA Y PRESUPUESTO DE EDUCACION: El Consejo de Administración aprobará el presupuesto de educación, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
üReunión del Consejo de Administración con el Comité de educación para analizar el plan y cronograma de actividades.
üDefinir las actividades de educación que deben ser realizadas para dar cumplimiento al plan anual.
üDeterminar el monto total de los recursos económicos disponibles para educación durante el período.
üComisionar al Comité de educación para que elabore el proyecto de programas y presupuestos, señalándole el plazo para su presentación.
üDiscusión y aprobación del programa y presupuesto de educación definitivo.
üDejar constancia en el acta.
üEnviar el programa y presupuesto de educación al órgano de vigilancia y control competente.
ü
ARTICULO 31º. APROBAR EL PROGRAMA Y PRESUPUESTO DE BIENESTAR SOCIAL: El Consejo de Administración el presupuesto de bienestar social, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
üReunión del Consejo de Administración con el Comité de Bienestar social para analizar el plan y cronograma de actividades.
üDefinir las actividades de bienestar social que deben ser realizadas para dar cumplimiento al plan anual.
üDeterminar el monto total de los recursos económicos disponibles para bienestar social durante el período.
üComisionar al Comité de bienestar social para que elabore el proyecto de programas y presupuestos, señalándole el plazo para su presentación.
üDiscusión y aprobación del programa y presupuesto de bienestar social definitivo.
üDejar constancia en el acta.
üEnviar el programa y presupuesto de bienestar social al órgano de vigilancia y control competente.
ü
ARTICULO 32º. APROBAR EL PROGRAMA Y PRESUPUESTO DE CREDITO: El Consejo de Administración aprobará el presupuesto de crédito, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
üReunión del Consejo de Administración con el Comité de crédito para analizar el plan y cronograma de actividades.
üDefinir las actividades de crédito que deben ser realizadas para dar cumplimiento al plan anual.
üDeterminar el monto total de los recursos económicos disponibles para crédito durante el período.
üComisionar al Comité de crédito para que elabore el proyecto de programas y presupuestos, señalándole el plazo para su presentación.
üDiscusión y aprobación del programa y presupuesto de crédito definitivo.
üDejar constancia en el acta.
üEnviar el programa y presupuesto de crédito al órgano de vigilancia y control competente.
ARTICULO 33º. REGLAMENTACION DE LOS SERVICIOS DE LA COOPERATIVA: El Consejo de Administración tiene a su cargo la reglamentación de todos los servicios que preste Coopasopag. Por lo tanto deberá seguir el procedimiento que a continuación se detalla para reglamentar los servicios:
1. Analizar el servicio que se desea establecer para verificar si se ajusta a los objetivos de la cooperativa.
2. Fijar criterios generales para la prestación del servicio. Se debe tener en cuenta el sistema de financiación, a quienes beneficiará, beneficio real que significará, etc.
3. Cada comité elaborara su propio reglamento, señalándole plazo para su presentación y será aprobado `por el consejo de Administración.
4. Enviar copia del proyecto de reglamento a cada directivo.
5. Se dejará constancia en el acta de la discusión y aprobación del reglamento en reunión del Consejo de Administración.
6. Enviar copia del reglamento al órgano de vigilancia y control competente.
7. Divulgación y aplicación del reglamento.
ARTICULO 34º. APLICACIÓN DE SANCIONES: El Consejo de Administración sancionará a los asociados siguiendo el siguiente procedimiento:
üAnálisis e identificación de la falta cometida.
üAnálisis de la hoja de vida del asociado en la cooperativa para conocer su comportamiento durante el tiempo de vinculación.
üSolicitar explicación al afectado.
üConsultar los estatutos para conocer las normas en cuanto a que sanción puede ser aplicada y procedimiento a seguir.
üDeterminar la sanción y dejar constancia en acta.
üNotificar al asociado afectado y enviar copia a la junta de vigilancia.
üAplicar las sanciones y multas correspondientes.
ARTICULO 35º. PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES: COOPASOPAG debe tener anualmente un plan de actividades en el cual se hará indicación precisa sobre las metas que se quieren alcanzar, el cual también servirá como guía para el trabajo de todos los organismos.
Por este medio será posible evaluar resultados y medir por lo tanto el éxito alcanzado en forma objetiva y real. Para realizar esta actividad se deberá seguir el procedimiento que se detalla a continuación:
üHacer una evaluación de “COOPASOPAG“para conocer la situación en aspectos administrativos, financieros etc., identificando los problemas principales en todos los aspectos.
üFijar criterios generales en cuanto a aspectos que se consideren prioritarios para ser incluidos en el plan anual.
üEl Consejo de Administración se encargara de preparar el proyecto anual en asocio con la Gerencia, señalándole plazo para su presentación.
üPresentación y aprobación del plan por parte del Consejo de Administración.
üDejar constancia en acta.
üEjecución del plan, para lo cual se puede seguir un cronograma y asignar responsables para la ejecución de cada actividad.
üEvaluar periódicamente el plan y realizar los ajustes necesarios.
ARTICULO 36º. FORTALECIMIENTO DE LAS RESERVAS Y FONDOS DE COOPASOPAG: Con el fin de darle una mayor solidez a la cooperativa es necesario que el Consejo de Administración se preocupe por establecer o incrementar las reservas que considere necesarias, principalmente las de carácter técnico como por ejemplo la reserva de cartera, depreciaciones, prestaciones sociales y las determinadas por la Ley etc. Con este fin se deberá seguir el siguiente procedimiento:
üSolicitar a la Gerencia y/o Revisor Fiscal y/o Contador cada trimestre, o cuando lo considere conveniente, un análisis detallado sobre la situación financiera de COOPASOPAG, el cual incluirá las respectivas recomendaciones.
üDeterminar las necesidades en materia de reservas.
üFijar las apropiaciones mínimas que se deben destinar para cada reserva.
üDejar constancia en acta.
üComunicar a la Gerencia para que ejecute las decisiones.
ARTICULO 37º. AFILIACION A ORGANISMOS COOPERATIVOS DE GRADO SUPERIOR: La integración cooperativa es uno de los principios del cooperativismo, por lo tanto con el fin de cumplir este principio, el Consejo de Administración podrá aprobar la integración de la cooperativa a otras instituciones de segundo grado, en caso de que a bien del Consejo de Administración se apruebe esta afiliación, se deberán seguir los siguientes pasos:
üAnalizar en reunión las características específicas de los distintos organismos de grado superior, como sus objetivos, servicios ofrecidos y condiciones de afiliación.
üElegir la entidad de segundo grado teniendo en cuenta la afinidad de sus objetivos con los de COOPASOPAG, los beneficios a recibir y el impulso que se dará a la integración del sector.
üAprobar la afiliación.
üAutorizar a la Gerencia para formalizar la afiliación.
üDejar constancia en acta.
ARTICULO 38º. ELABORAR SU PROPIO REGLAMENTO Y EL DE LOS DIFERENTES COMITES CREADOS POR CUENTA SUYA Y DE LA COOPERATIVA: Para el cumplimiento de esta responsabilidad El Consejo de Administración deberá aplicar el siguiente procedimiento:
üIdentificar los objetivos concretos para lo cual fue creado el comité.
üDeterminar y fijar metas y tareas de acuerdo al plan de desarrollo y servicios de la cooperativa.
üEnmarcar las políticas sobre los cuales irá a operar el respectivo comité.
üDescribir las responsabilidades específicas que deben cumplir.
üDar nombre y procedimiento de la forma como debe operar.
üLas que crea necesarias para el mejor desempeño del respectivo comité.
ARTICULO 39º. DECIDIR SOBRE EL EJERCICIO DE ACCIONES JUDICIALES: Corresponde al Consejo de Administración de COOPASOPAG decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales y cualquier litigio que tenga la cooperativa someterlo a arbitramento; para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:
üEstudiar y analizar detenidamente los casos que conllevan a tomar este tipo de determinaciones.
üOrdenar a la Gerencia el inicio de las acciones respectivas.
üRecibir periódicamente información de la forma como se van adelantando tales acciones.
üHacer las modificaciones y correcciones que sean necesarias al proceso, cuando las condiciones lo exijan.
üAsumir la responsabilidad hasta terminar el caso íntegramente.
üContratar la prestación de servicios profesionales de acuerdo a los casos que se presenten.
ARTICULO 40º. REGLAMENTACION DE USO DE LOS DIFERENTES FONDOS SOCIALES CREADOS POR LA ASAMBLEA: El Consejo de Administración discutirá, analizará y aprobará los reglamentos presentados por los diferentes comités que manejen los fondos sociales de COOPASOPAG.
CAPITULO IV
FUNCIONES DEL PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE SECRETARIO Y DIRECTIVOS.
ARTICULO 41º. FUNCIONES DEL PRESIDENTE: Son funciones individuales del Presidente del Consejo de Administración:
1. Dirigir las sesiones del Consejo de Administración.
2. Coordinar lo referente al nombramiento de comisiones y exigir el cumplimiento de las tareas encomendadas a ellos.
3. Suscribir las actas del Consejo de Administración, junto con el Secretario.
4. Velar por el cumplimiento puntual a las reuniones, llevando junto con el Secretario el registro de asistencia, haciendo resaltar este aspecto para que si algún directivo falta a tres (3) sesiones consecutivas, sin causa justificada, o a seis (6) discontinuas, se lleve a cabo el procedimiento contemplado en este reglamento para la dejación del cargo.
5. Instalar la Asamblea General, y presidirla hasta que se elija al Presidente de la misma.
6. En general las funciones que le señalen los estatutos y las que se deriven de este reglamento.
ARTICULO 42º. FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE: Son funciones individuales del Vicepresidente del Consejo de Administración:
1. Coordinar con el Presidente lo referente al nombramiento de comisiones y exigir el cumplimiento de las tareas encomendadas a ellos.
2. Velar por el cumplimiento puntual a las reuniones, llevando junto con el Secretario el registro de asistencia, haciendo resaltar este aspecto para que si algún directivo falta a tres (3) sesiones consecutivas, sin causa justificada, o a seis (6) discontinuas, se lleve a cabo el procedimiento contemplado en este reglamento para la dejación del cargo.
3. En general las funciones que le señalen los estatutos y las que se deriven de este reglamento.
4. Reemplazar al presidente cuando no pueda asistir a reuniones ordinarias y extraordinarias.
5. Coordinar junto con los diferentes comités existentes de Coopasopag las diferentes actividades de cada comité.
6. Las demás que figuren en los estatutos y las que se deriven del presente reglamento.
ARTICULO 43º. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son funciones individuales del Secretario del Consejo de Administración:
1. Tramitar la convocatoria a la Asamblea General junto con el Presidente.
2. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones, llevando el registro de las mismas en el libro respectivo.
3. Suscribir conjuntamente con el Presidente, las actas, acuerdos, resoluciones y demás documentos aprobados por el Consejo de Administración y hacerlas conocer oportunamente a los directivos y asociados.
4. Garantizar el envío r oportuno de las actas y demás documentos, para el registro de dignatarios y representante legal, al organismo facultado por la Ley.
5. Las demás que figuren en los estatutos y las que se deriven del presente reglamento.
ARTICULO 44º. FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS PRINCIPALES: Son funciones individuales de los directivos principales:
1. Participar en las deliberaciones y aprobar o desaprobar con su voto las decisiones sometidas a su consideración.
2. Aceptar su designación para integrar las comisiones o comités necesarios y rendir los informes respectivos,
3. Formar parte de los comités, participando con voz y voto en sus deliberaciones.
PARAGRAFO: Si después de treinta (30) minutos de la hora de convocatoria a la reunión el Consejo de Administración , no se hace presente el Presidente, presidirá la sesión el vicepresidente o uno de los directivos presentes, por orden alfabético de apellido, dejando constancia en el acta de haber estado de presidente encargado.
CAPITULO V
ASPECTOS GENERALES
ARTICULO 45º. ASISTENCIA A LAS REUNIONES DE OTROS ORGANISMOS DE LA COOPERATIVA: Los miembros del Consejo de Administración, la junta de vigilancia, el Gerente, comités y otros asociados podrán asistir a las reuniones de otros organismos de la cooperativa cuando sean invitados, con derecho a voz pero no con voto.
ARTICULO 46º. ASISTENCIA DE LOS ASOCIADOS A LAS REUNIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION: Cuando los asociados de la cooperativa deseen ser oídos por el Consejo de Administración, deberán solicitarlo por escrito al Presidente, vicepresidente o secretario, explicando las razones. Siendo potestad del Consejo de Administración atenderlo en la reunión siempre que encuentre razonables los motivos para tal solicitud.
PARAGRAFO: El Revisor Fiscal y/o Contador sí no hay Revisor Fiscal podrá asistir a las reuniones del Consejo de Administración por derecho propio, con voz pero no con voto.
ARTICULO 47º. DE LAS COMISIONES Y OTRAS ACTIVIDADES: El Consejo de Administración cuando lo estime necesario y conveniente, podrá nombrar las comisiones de su seno o asesores especializados para actividades o asuntos administrativos, financieros, económicos o sociales, siempre que le permita el estatuto, fijando con claridad las labores específicas y se les reconocerá los gastos de administración tanto para el Consejo de Administración, y comités respectivamente.
PARAGRAFO: Con el resultado de estas labores se producirá un informe de lo ejecutado, pudiendo la comisión o el asesor sustentarlo en las reuniones del Consejo de Administración para las cuales hubiere sido convocado, así como sugerir otras medidas que crean convenientes para la buena marcha de la cooperativa.
ARTICULO 48º. INHABILIDADES Y PROHIBICIONES: Ningún directivo tendrá atribuciones administrativas o disciplinarias, de manera individual, sino que todas las decisiones se tomarán, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11 de este reglamento, en los estatutos y en la legislación vigente.
ARTICULO 49º. Los miembros principales y suplentes del Consejo de Administración, no podrán ser cónyuges entre sí, ni estar ligados por parentesco alguno de consanguinidad, segundo de afinidad o único civiles, ni podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la cooperativa.
ARTICULO 50º. Ningún miembro del Consejo de Administración ni de la Junta deVigilancia podrá ejercer cargos dentro de la cooperativa, mientras este actuando como tal.
ARTICULO 51º. Ningún miembro del Consejo de Administración, podrá votar cuando se trate de asuntos que lo comprometan a él o cuando este comprometido dentro de la toma de la decisión.
El presente reglamento fue aprobado en reunión del Consejo de Administración, celebrada el día dieciocho (18) del mes de abril del año dos mil nueve 2009.
En constancia se firma el presente acuerdo en Bogotá., D. C.
El presente reglamento rige a partir del día dieciocho (18) del mes abril del año dos mil nueve 2009.
COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE.
CONSEJO DE ADMINISTRACION DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE PAGADORES “COOPASOPAG”
JOSE ASDRUBAL PEREZ GIRALDO JAIRO MAHECHA CASTILLO
Presidente Vicepresidente.
SULEYMA ACEVEDO YIRA FRANCISCA MENA MENA
Secretaria Vocal
LUCY GONZALEZ LERMA
Vocal
